Para controlar la documentación de tus contratas sin volverte loco necesitas tres cosas: una lista corta de lo que pides según el riesgo de cada trabajo, un calendario de caducidades que avise solo y alguien que revise lo que llega, no que solo lo archive. Lo que te protege no es tener la carpeta llena, sino saber cada mañana quién puede entrar.
Si tienes contratas de mantenimiento, limpieza, instaladores o empresas que trabajan en tu nave, esto te toca. Aquí tienes qué pedir, cada cuánto revisarlo, los errores que más vemos y cuándo merece la pena pasar a una plataforma.
¿Por qué es problema tuyo y no de la contrata?
Porque la ley te pone a ti en el centro. El artículo 24 de la Ley 31/1995 obliga a coordinarse a todas las empresas que coinciden en un centro de trabajo, y el RD 171/2004 concreta qué le toca a cada una:
- Como titular del centro, tienes que informar a las contratas de los riesgos de tu centro, de las medidas preventivas y de qué hacer en una emergencia.
- Como empresario principal (cuando contratas obras o servicios de tu propia actividad en tu centro), además tienes que vigilar que cumplen y pedirles por escrito su evaluación de riesgos, su planificación y la formación e información de sus trabajadores.
Y la consecuencia es seria: según el artículo 42.3 de la LISOS, la empresa principal responde solidariamente de las infracciones de prevención de sus contratas cometidas en su centro durante la contrata. Si pasa algo y no comprobaste nada, también respondes tú.
¿Qué tienes que pedir a cada contrata?
Depende del trabajo. A quien viene a reponer la máquina de café no le pides lo mismo que a quien trabaja en tu cubierta. Esto es lo habitual, de menos a más:
| De la empresa | De cada trabajador | De cada máquina |
|---|---|---|
| Modalidad preventiva (concierto con su servicio de prevención) | Alta en la Seguridad Social | Marcado CE o puesta en conformidad |
| Evaluación de riesgos y planificación del trabajo que va a hacer | Formación en prevención de su puesto | Manual de instrucciones |
| Seguro de responsabilidad civil | Información de riesgos firmada | Revisiones y mantenimiento al día |
| Certificados de estar al corriente con la Seguridad Social y Hacienda | Entrega de EPI firmada y aptitud médica | Autorización y formación de quien la maneja, cuando toca |
En obras de construcción se suman la inscripción en el REA y la formación del convenio (la TPC). Y no olvides tu parte: antes de que empiecen, entrégales por escrito los riesgos de tu centro, las normas internas y el plan de emergencia.
¿Cada cuánto hay que revisar esa documentación?
La norma no fija una frecuencia para cada papel. Lo que exige es que nadie trabaje en tu centro con la coordinación caducada. En la práctica, esto es lo que funciona:
| Documento | Cuándo revisarlo |
|---|---|
| Evaluación de riesgos del trabajo contratado | Al entrar y cada vez que cambie el trabajo, el método o la zona |
| Altas en la Seguridad Social y relación de trabajadores | Cada mes, porque la plantilla de la contrata cambia |
| Certificados de estar al corriente | Cuando caducan; muchos titulares los piden cada mes o cada trimestre |
| Seguro de responsabilidad civil | En cada vencimiento, con el recibo pagado |
| Formación e información del trabajador | Con cada trabajador nuevo y cuando cambien su puesto o los riesgos |
| Aptitud médica | Según la fecha que marque el propio certificado |
| Revisiones de máquinas | Según el manual y la fecha de la última revisión |
La clave no es la frecuencia, es que te avise solo. Si dependes de acordarte, un día entra alguien con el seguro caducado y no te enteras hasta que pasa algo.
¿Cuáles son los errores que más vemos?
- Pedir todo a todos. Las contratas se quejan, tardan semanas y, como hay tanto papel, nadie lo lee.
- Archivar sin revisar. Un certificado de otro trabajador, una fecha vencida o una firma que falta valen lo mismo que nada.
- Controlar solo al entrar. La documentación caduca después. Lo que estaba bien en marzo puede no estarlo en octubre.
- Olvidar tu parte. La información de riesgos y emergencias del titular también hay que darla, y por escrito.
- Portería sin información. Una lista en papel de hace tres meses no sirve para decidir quién pasa hoy.
- Olvidar la cadena. Si tu contrata trae a un autónomo o a otra empresa, también tienen que estar coordinados.
- No dejar rastro. Si vigilaste pero no lo puedes demostrar, ante la Inspección es como si no lo hubieras hecho.
¿Excel, carpeta compartida o plataforma CAE?
Con dos contratas fijas y trabajos de poco riesgo, una hoja de cálculo bien llevada y un calendario con avisos pueden bastar. Cuando las contratas pasan de unas pocas, entran autónomos que cambian o hay trabajos en altura, en caliente o en espacios confinados, la hoja se queda corta.
Ojo con las plataformas en las que paga cada contrata: sobre el papel te salen gratis, pero tus proveedores pagan una cuota por cada cliente, suben los mismos papeles varias veces y ese coste acaba en tu factura. O el autónomo pequeño deja de trabajar para ti.
Por eso hicimos CAE iPrevención al revés:
- 300 € al año por empresa titular, IVA no incluido.
- Tus contratas no pagan nada, y no hay límite de contratas, trabajadores, máquinas ni centros.
- La inteligencia artificial lee cada documento y un técnico de prevención acreditado lo valida. Si algo falta o está mal, la contrata recibe el aviso con el motivo.
- Avisos de caducidad automáticos, a la contrata antes que a ti.
- Pase QR por trabajador: en portería se ve con el móvil si esa persona puede entrar.
- Permisos de trabajo en altura, en caliente y en espacios confinados, con firma.
- Informe en un clic para la Inspección.
¿Por dónde empiezas?
- Haz la lista de tus centros y de las contratas que entran en cada uno.
- Clasifícalas por riesgo: visitas puntuales, servicios fijos y trabajos peligrosos.
- Define qué pides a cada grupo. Menos papeles, pero revisados.
- Manda a cada contrata la información de tu centro y de emergencias.
- Pide su documentación, revísala y apunta las caducidades.
- Dile a portería, cada día, quién puede entrar.
- Repasa una vez al mes qué ha caducado y quién ha cambiado.
Si quieres repasar los papeles de cada figura (concurrente, titular y principal), tienes la guía de la CAE con su checklist.
Preguntas frecuentes
¿Es obligatorio usar una plataforma CAE?
No. Lo obligatorio es coordinarse: informar, pedir la documentación, dar instrucciones y vigilar, según tu papel en el RD 171/2004. Una plataforma sirve para hacerlo con orden y poder demostrarlo ante la Inspección o después de un accidente.
¿Qué hago si una contrata no me entrega la documentación?
No la dejes entrar hasta que la entregue. Si eres empresario principal y la dejas trabajar sin comprobar nada, respondes solidariamente de sus incumplimientos de prevención en tu centro.
¿También tengo que pedir documentación a un autónomo?
Sí. El RD 171/2004 alcanza a todas las empresas y autónomos que trabajan en tu centro. Al autónomo sin trabajadores le pedirás lo mismo, referido a él.
¿Cuánto cuesta CAE iPrevención si ya soy cliente de vuestro servicio de prevención?
Cuesta 300 € al año por empresa titular, IVA no incluido, y se añade a tu contrato. También se puede contratar sola, aunque no seas cliente del servicio de prevención.
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