Si te llega un requerimiento de la Inspección de Trabajo por prevención, en las primeras 48 horas haz tres cosas: lee qué te piden y qué plazo te dan, llama a tu servicio de prevención y a tu asesoría, y reúne la documentación sin inventar ni antedatar nada. Un requerimiento todavía no es una multa: es la ocasión de demostrar que cumples o de corregir lo que falta.
Lo normal es que el primer impulso sea el pánico o meterlo en un cajón. Las dos cosas salen caras. Aquí tienes un plan para las primeras 48 horas, ordenado, y lo que no debes hacer.
¿Qué tipo de documento te ha llegado?
No todo lo que manda la Inspección es lo mismo. Antes de nada, identifica qué tienes en la mano:
| Documento | Qué significa |
|---|---|
| Citación o requerimiento de documentación | Te citan en la oficina de la Inspección un día concreto, o te piden que aportes documentos por vía electrónica. Trae una lista de lo que quieren ver. |
| Requerimiento para corregir deficiencias | El inspector ha visto incumplimientos y te da un plazo para subsanarlos (artículo 43 de la Ley 31/1995). |
| Diligencia de visita | Lo que el inspector deja anotado tras visitar tu centro: qué ha visto y qué te pide. |
| Orden de paralización | Hay un riesgo grave e inminente y se paran esos trabajos ya (artículo 44 de la Ley 31/1995). Es lo más urgente. |
| Acta de infracción | Ya es una propuesta de sanción. Se abre el procedimiento sancionador y el acta indica el plazo para presentar alegaciones. |
Este plan es para los dos primeros casos, que son los más frecuentes. Si tienes una paralización o un acta de infracción, haz lo mismo, pero llama además a un abogado laboralista desde el primer momento.
Horas 0 a 4: ¿qué tienes que leer con calma?
- El plazo o la fecha. Es lo primero. Apúntalo en el calendario de quien vaya a encargarse, no solo en el tuyo.
- Qué documentos piden, uno por uno, y de qué periodo.
- A qué centro de trabajo se refiere.
- Quién lo firma (inspector o subinspector) y el número de expediente u orden de servicio, para citarlo en todo lo que presentes.
- Cómo hay que responder: en persona, por sede electrónica o por otra vía.
Si es una notificación electrónica, ojo: las empresas con forma de sociedad están obligadas a relacionarse con la Administración por vía electrónica, y la Ley 39/2015 da por rechazada la notificación si pasan diez días naturales sin abrirla. Entra con frecuencia en tu buzón de notificaciones (la Dirección Electrónica Habilitada única) o encarga a tu asesoría que lo vigile.
Horas 4 a 12: ¿a quién llamas?
- A tu servicio de prevención. Tiene la evaluación, la planificación, los certificados de formación y las aptitudes. Pídele toda la documentación del periodo que piden y que revise qué falta.
- A tu asesoría laboral, si piden también contratos, altas o cuestiones de Seguridad Social.
- A un abogado laboralista, si hay un accidente detrás, una paralización o un acta.
¿Y si no tienes servicio de prevención? Contrátalo ya. No borra lo anterior, pero corta el incumplimiento y demuestra voluntad de cumplir. Siendo honestos: con una inspección ya abierta hay que poner al día todo de golpe y con prisa; te lo explicamos y te damos el precio antes de empezar.
Horas 12 a 36: ¿qué documentación reúnes?
Solo lo que piden, ordenado y con un índice. En prevención, lo habitual es que pidan parte de esto:
- El concierto con tu servicio de prevención o la modalidad preventiva que tengas.
- La evaluación de riesgos y la planificación de la actividad preventiva, con su seguimiento.
- El plan de prevención.
- Los certificados de formación e información de cada trabajador.
- La vigilancia de la salud: ofrecimiento de reconocimientos, aptitudes y renuncias firmadas.
- Los registros de entrega de EPI.
- Las investigaciones de accidentes, si los ha habido.
- La coordinación de actividades empresariales con tus contratas o clientes.
- El plan de emergencia y las mediciones que se hayan hecho.
Haz copia de todo lo que entregues y guarda la relación de lo entregado con la fecha.
Una línea roja: no antedates ni fabriques documentos. Un certificado de formación con fecha falsa o una evaluación hecha ayer con fecha del año pasado puede ser falsedad documental y convierte un problema administrativo en uno mucho peor. Si algo no existe, se dice y se corrige.
Horas 36 a 48: ¿qué haces con lo que falta?
- Haz la lista de huecos: lo que no tienes, lo que está caducado y lo que no se parece a tu empresa de hoy.
- Empieza a corregir ya, con fechas: encarga la evaluación que falta, programa la formación, ofrece los reconocimientos. Guarda la prueba de cada paso.
- Prepara un escrito breve que acompañe a la documentación: qué entregas, qué estás corrigiendo y en qué fechas.
- Decide quién acude si hay comparecencia: el empresario o un representante con autorización, mejor acompañado de quien conoce la documentación.
Cumplir los requerimientos cuenta. La LISOS incluye entre los criterios para graduar una sanción de prevención si se cumplieron o no las advertencias y requerimientos previos de la Inspección.
¿Qué no debes hacer?
- Ignorarlo o dejarlo para el último día.
- Mandar todo sin orden, con documentos que no te han pedido y que abren otros frentes.
- Improvisar respuestas. Si no sabes algo, dilo y aporta después.
- No avisar a tu servicio de prevención hasta la víspera.
- Tirar de plantillas de internet con el nombre de tu empresa pegado encima.
¿Y si acaba en sanción?
Las infracciones de prevención se gradúan en leves, graves y muy graves, y dentro de cada grado según los trabajadores afectados, el daño, la reincidencia y la conducta de la empresa. Puedes hacerte una idea con nuestra calculadora de multas de prevención y ver las cuantías en qué pasa si no tienes servicio de prevención. Para la próxima vez, tienes nuestra guía sobre cómo prepararte para una inspección de trabajo.
Preguntas frecuentes
¿Un requerimiento de la Inspección es una multa?
No. Es una petición de documentación o de corrección con un plazo. Si cumples, muchas veces se queda ahí. La sanción llega con un acta de infracción, que es otro documento.
¿Puedo pedir más plazo?
Puedes pedirlo por escrito y explicando por qué, antes de que venza. Concederlo o no depende de la Inspección, así que no cuentes con ello y empieza a trabajar desde el primer día.
¿Tengo que ir en persona a la comparecencia?
Puede ir el empresario o un representante con autorización. Lo recomendable es que vaya acompañado de quien conoce la documentación de prevención.
¿Me acompañáis ante la Inspección?
Sí. Si eres cliente, acompañarte en una inspección va incluido en tu cuota: revisamos la documentación contigo, preparamos lo que falta y vamos contigo si hay que comparecer.
¿Te acaba de llegar un requerimiento? Llámanos hoy al 633 11 50 12 o escríbenos a info@iprevencion.es y lo revisamos contigo. Mira cómo trabajamos en el asesoramiento y acompañamiento ante inspecciones de trabajo.